Технічна та логістична підтримка: забезпечення технічного та логістичного супроводу під час організації зустрічей, тренінгів, форумів та інших заходів:   

• Пошук підрядних організацій для належної організації заходів, включно з перемовинами з постачальниками на предмет найкращої вартості з належною якістю послуг; погодження кошторисів та здійснення попередніх бронювань щодо проживання, харчування, оренди конференц-залів, трансферу, технічного супроводу та інших послуг за потреби;   

• Планування логістики кожного заходу з урахуванням територіальних особливостей району/області;   

• Підготовка і надсилання учасникам офіційних листів-запрошень, логістичної записки та інших документів за потреби;   

• Здійснення супроводу заходів: проведення реєстрації, забезпечення учасників роздатковими матеріалами, здійснення комунікації з учасниками/тренерами щодо логістичних питань, контроль готелю щодо якості і своєчасності надання послуг у відповідності до таймінгу програм;   

• Перевірка фінальних рахунків й актів приймання-передачі наданих послуг від постачальників на предмет коректності, збір відповідних оригінальних документів для передачі фінансовому відділу для сплати (після погодження регіонального менеджера);   

• Підготовка кількісних індикаторів для звітів за результатами проведених заходів.   

Підготовка та моніторинг мікрогрантових програм:    

• Допомога в обробці даних онлайн-анкет заявників;    

• Фіналізація остаточних списків учасників для реєстрації;    

• Забезпечення зворотнього зв’язку від проєкту у відповідь на запити заявників;   

• Здійснення нагляду та моніторингу за реалізацією мікрогрантового конкурсу (зокрема, фінансування ремонтів, облаштування нових центрів або підтримка вже існуючих, фото-звіти).   

Комунікація з громадами-партнерами: підтримка ефективної взаємодії з територіальними громадами, відповідальними за впровадження грантових проєктів.   

Проєктно-офісні обов’язки:    

• Підтримка в організації та проведенні тендерних процедур. 

• Підтримка у підготовці звітної документації (змістовної та фінансової). 

• Ведення кореспонденції. 

• Підготовка презентацій. 

• Підтримка комунікаційного відділу (надання матеріалів для розробки новин — фото з заходів, навчальні матеріали тощо). 

• Участь в експертних зустрічах, робочих групах та інших заходах в рамках проєктної діяльності за дорученням регіонального менеджера та підготовка звітів/протоколів за результатами проведених заходів. 

• Здійснення іншої адміністративної діяльності, необхідної для реалізації завдань проєкту за запитом Регіонального менеджера та/або Координатора проєкту.